Para una buena gestión de laboratorio , los empresarios deben observar varios puntos. Uno de ellos se refiere a las entradas para el análisis clínico de laboratorio. Gestionarlos de la manera correcta es la mejor manera de garantizar la prestación de excelentes servicios. ¿Alguna vez ha pensado en perder clientes debido a la falta de reactivos en el sector del análisis clínico?
Para comprender mejor el manejo de los insumos para el laboratorio de análisis clínico, es necesario comprender qué es, sus ventajas y las mejores prácticas para llevarlo a cabo. ¡Compruébalo!
¿Qué es la gestión de insumos para el laboratorio de análisis clínico?
Realizar la gestión de insumos para el laboratorio de análisis clínico es organizar los recursos materiales del negocio. En otras palabras, es administrar o controlar el inventario . Implica planificar todos los factores relacionados con la adquisición de materiales para abastecer al laboratorio, en términos de calidad y cantidad.
Una de las prácticas necesarias para administrar las entradas para el laboratorio de análisis clínico es estudiar la relación costo-beneficio de los productos, los términos, los proveedores y otros puntos que abordaremos a continuación. Esta actividad esencial debe ser realizada por un equipo capacitado, porque el control está directamente relacionado con la eficiencia de la rutina de laboratorio.
También vale la pena señalar que una gran parte de los ingresos brutos de un laboratorio se invierte en la compra de materiales y suministros. Por lo tanto, el error en esta gestión, ya sea en el cálculo o la planificación, causa pérdidas financieras significativas para el negocio.
Sin mencionar que las fallas pueden incluso dañar la imagen del laboratorio para el consumidor. ¿Alguna vez has imaginado la vergüenza causada por la falta de un tubo de almacenamiento al realizar un análisis de sangre simple en el paciente? Es una señal de desorganización, lo que perjudica la calidad del servicio.
Ventajas de la gestión de insumos
Los errores en la gestión de insumos para laboratorios de análisis clínicos ocurren en empresas de todos los tamaños. Si al comienzo de su proyecto enfrentó la falta de una sustancia en el análisis clínico, sepa que esto también puede suceder en ese enorme laboratorio, lleno de sucursales y solidificado en el mercado. Con el tiempo, los errores son cada vez menos frecuentes, porque la gestión de los recursos materiales se vuelve efectiva. Después de todo, el control de inventario es una estrategia esencial en el laboratorio. Se relaciona con la provisión de un servicio de calidad y ofrece las siguientes ventajas:
- Ausencia de pérdidas significativas de material: aunque haya estacionalidad (períodos de mayor y menor movimiento), un buen manejo controla la entrada y salida del laboratorio periódicamente, lo que también evita que las sustancias expiren;
- Mayor calidad y eficiencia en la atención: el equipo de profesionales puede atender a los pacientes de manera satisfactoria, ya que no faltan suministros en el momento de la atención. Esta actitud también contribuye a retener y atraer nuevos clientes;
- Ahorro financiero: el control eficiente del inventario evita el desperdicio de recursos financieros con compras innecesarias de material y controla la producción prioritaria de sustancias que están a punto de expirar;
- Más inversiones: con menos impacto en el flujo de caja del laboratorio, aumenta la eficiencia financiera de la organización, proporcionando más recursos para invertir.
¿Cómo gestionar las entradas para el laboratorio de análisis clínico?
Para optimizar la logística del laboratorio, el primer paso es tener un sector específico responsable de los procedimientos relacionados con la compra de insumos para el laboratorio de análisis clínico. Es ella quien controlará el stock con respecto a la validez de los materiales, control de inventario, entrada y salida de entradas, información sobre proveedores y cotizaciones, plazos de entrega y logística, entre otros puntos.
Uno de los puntos que merece mucha atención es la visión global de la persona a cargo del sector con respecto a la información relevante para el manejo de los insumos para el laboratorio de análisis clínico. Para esto, entra el trabajo de la tecnología. Vea a continuación cada factor que permite una buena gestión.
Control de inventario
Las entradas para el análisis clínico de laboratorio deben verificarse periódicamente para evitar escaseces y excesos. Hay tres medidas de control que puede tomar: estandarización de inventario, inventario y monitoreo de entradas y salidas.
Estandarización de stock
Estandarizar el stock es definir un esquema que todos los miembros del equipo deben seguir. Cuando la estandarización se sistematiza y ordena, los profesionales encuentran los materiales con mayor facilidad, agilizando los servicios.
Puede, por ejemplo, organizar los artículos por fecha de vencimiento (control de los períodos de consumo máximo), usar etiquetas o códigos de barras para garantizar la trazabilidad del producto y organizar los artículos en orden alfabético.
Realizar inventarios
Los inventarios son herramientas de organización y planificación que analizan el inventario, incluida la contabilidad. Debe hacerse periódicamente para que el equipo comprenda el flujo y el perfil de uso de las entradas.
La frecuencia debe definirse de acuerdo con las particularidades del laboratorio, que considera los tipos de procedimientos, el flujo de caja, el número de visitas mensuales y otros puntos. Los productos y productos de producción diaria, por ejemplo, deben ser monitoreados continuamente para facilitar la contabilidad y la organización del inventario.
Puede clasificar los artículos en tres rangos: Rango A (productos de mayor valor, que necesitan inventarios mensuales), Rango B (productos de valor medio, cuyos inventarios se pueden hacer bimensualmente) y Rango C (productos de bajo valor, con poco influencia en la cantidad económica, que puede ser parte de un inventario semestral).
El inventario se puede hacer usando hojas de cálculo, si no tiene un software para ayudar en la gestión del laboratorio . Sin embargo, las posibilidades de errores son mayores.
La contabilidad de inventario es el proceso de contar completamente los artículos en stock. Ofrece una descripción completa del nivel de entradas para el laboratorio de análisis clínico. A partir de ahí, comienza a gestionar mercancías, organizar las cantidades y los informes respectivos.
Monitoreo de entradas y salidas.
Una práctica importante para realizar el control de entradas para el laboratorio de análisis clínico es el monitoreo de entradas y salidas. Con él, el profesional tiene conocimiento sobre los artículos con mayor rotación, que deben comprarse con mayor frecuencia y con menor rotación. Esto evita la falta y el exceso de materiales en el stock, lo que podría comprometer las rutinas de laboratorio, causar demoras en los servicios o dañar la salud financiera.
Este monitoreo está directamente relacionado con la preparación de inventarios periódicos y se puede hacer en función de la lista de sus últimas compras. Darse cuenta de lo que se utilizó y restar del total comprado. Al hacer esto diariamente, puede tener un gasto promedio.
Control de plazos y proyecciones.
Los insumos para el laboratorio de análisis clínico deben adquirirse con qué consistencia? Y en tiempos de mayor demanda, ¿cómo proceder? Para hacer una buena gestión, el responsable debe llevar a cabo un control eficiente de los plazos y las proyecciones. Esto se hace con un cálculo de rotación de existencias y con un estudio de estacionalidad.
El cálculo de la rotación de existencias es estudiar la velocidad y frecuencia con que se renueva el inventario. En este cálculo, también es posible ver el control del período promedio de permanencia de los materiales antes de su uso. Por lo tanto, el cálculo de la rotación de existencias es un indicador del análisis de este movimiento. Sin el cálculo, el laboratorio puede quedarse sin existencias o tener pérdidas debido al exceso de material.
El estudio de la estacionalidad es la percepción de factores externos que influyen en el negocio. La mayor demanda de materiales hace que los precios suban. La disminución en las compras provoca una reducción en el valor. En el laboratorio, el equipo de gestión de compras debe estudiar y hacer proyecciones de estos factores estacionales para planificar sus acciones en estos momentos.
Relación con proveedores
Otro factor fundamental en el control de los insumos para el laboratorio de análisis clínico es la relación con los proveedores . Cualquier empresa tiene una lista de proveedores de confianza con los que realiza transacciones. Con ellos, es importante apreciar los lazos y la buena relación, ya que son verdaderos socios del negocio. En general, cuanto mayor es el cliente, más beneficios (descuentos y métodos de pago flexibles) obtiene.
Sin embargo, es un largo camino para llegar a este punto de confianza. Al principio, cuando existe la necesidad de comprar materiales, el gerente adopta algunas prácticas para comenzar una relación con un proveedor específico. Vea un breve tutorial:
- Investigue la reputación de algunos proveedores en el mercado para ver si les gustan otros clientes;
- Conozca los servicios ofrecidos por cada uno, incluidos temas como la flexibilidad en la entrega o la garantía contra accidentes o casos fortuitos;
- Solicite cotizaciones para al menos 3 proveedores que hayan seguido los pasos anteriores;
- Elija el proveedor más rentable, pero no se quede con un solo proveedor, ya que puede necesitar otros en una emergencia.
Mantener una relación cercana con los proveedores puede brindarle algunas ventajas, como programas de beneficios (similares a los programas de relación y lealtad), que permiten la programación de entregas, pago único, garantía del mejor precio.
Tecnología
Como puede ver, todos los problemas relacionados con el manejo de las entradas para el laboratorio de análisis clínico involucran mucha información y análisis. La realización de inventarios, el seguimiento de entradas y salidas, el control de plazos y proyecciones, el mantenimiento de una lista de proveedores, implican datos valiosos para un buen control de inventario.
Afortunadamente, hay formas de hacer que esto funcione más rápido, más efectivo y menos propenso a errores. El uso de la tecnología, especialmente el software , permite a los gerentes administrar con menos riesgo. Estas son las soluciones que permiten a la persona responsable acceder a informes y datos concretos sobre la demanda de material. Organizan todo el flujo de monitoreo.
Aquí hay algunas acciones que puede tomar con un sistema de laboratorio:
- Registre el nuevo lote de entrada, con cantidad y fecha de vencimiento;
- Vea y administre los vencimientos, recibiendo avisos sobre qué entrada debe usarse primero;
- Monitoree los niveles máximos y mínimos de entradas, con alertas sobre nuevos arreglos de compra.
El buen manejo de los insumos para el laboratorio de análisis clínico es muy beneficioso para la administración de su negocio, ya que brinda ahorros y productividad. Con la ayuda de la tecnología, la automatización de procesos y la conciencia del equipo, es posible optimizar esta gestión y disfrutar de sus beneficios.
Soy Tecnólogo Médico con especialidad en laboratorio clínico de la Universidad Nacional Federico Villareal, con más de 9 años de experiencia en el sector de la salud y en procesos de implementación de sistemas de información.