Estrategias para abordar errores en la fase postanalítica de laboratorios clínicos

Se estima que hasta el 15% de los errores en laboratorios clínicos ocurren durante la fase postanalítica, un porcentaje que no podemos pasar por alto. Esta fase desempeña un papel crucial en la entrega de resultados precisos y confiables. Sin embargo, también es propensa a errores que podrían tener consecuencias significativas en la interpretación de resultados, por ende, en la toma de decisiones clínicas. En este artículo, exploraremos los errores comunes en esta fase, propondremos estrategias prácticas para abordarlos y estableceremos objetivos medibles para mejorar la calidad y seguridad de esta fase vital.

Errores Comunes en la Fase Postanalítica:

1. Transcripción de Resultados:
   • Error: Transcripciones manuales incorrectas de resultados, especialmente al comunicar los valores a los profesionales de la salud.
   • Consecuencias: Información errónea para la toma de decisiones clínicas.
2. Cálculos Erróneos de Magnitudes Biológicas:
   • Error: Errores en el cálculo de magnitudes biológicas derivadas, como la estimación del colesterol LDL.
   • Consecuencias: Interpretaciones inexactas de perfiles lipídicos.
3. Comunicación Ineficaz de Resultados Críticos:
   • Error: Fallos en la notificación oportuna de resultados críticos que requieren atención inmediata.
   • Consecuencias: Retrasos en la intervención médica en situaciones urgentes.
4. Incumplimiento de Tiempos de Respuesta:
   • Error: No cumplir con los tiempos establecidos para la entrega de resultados.
   • Consecuencias: Implicaciones en el manejo clínico, especialmente en situaciones de urgencia.
5. Errores en la Interpretación de Resultados:
   • Error: Falta de claridad en los informes de laboratorio, dificultando la interpretación por parte de los profesionales de la salud.
   • Consecuencias: Decisiones clínicas basadas en información malinterpretada.

1. Error en Transcripción Incorrecta de Resultados

Aunque se ha minimizado mediante interfaces directas de equipos automatizados a sistemas de gestión de laboratorio clínico LIS, SIL o LIMS como TENMALAB; se observa que aún persiste este error, especialmente en pruebas manuales o con equipos semi automatizados.

Detalles del Error:

• Transcripción Manual: En entornos donde la transcripción se realiza manualmente, existe el riesgo inherente de errores humanos. La introducción de resultados en sistemas informáticos de laboratorio o informes en papel deja margen para errores de escritura, números mal colocados o incluso interpretaciones incorrectas.
• Comunicación Ineficiente: La falta de un protocolo claro o herramientas automatizadas puede resultar en una comunicación ineficiente, agravándose en situaciones de prisa o alta carga de trabajo.

Consecuencias del Error:

• Información Errónea para el Profesional de la Salud: La transcripción incorrecta puede llevar a la entrega de resultados inexactos a los profesionales de la salud, afectando directamente las decisiones clínicas.
• Potencial Daño al Paciente: En casos graves, donde los resultados influyen en decisiones críticas, la transcripción incorrecta podría tener consecuencias perjudiciales para la salud del paciente.
• Reputación Dañada: del laboratorio y el profesional que valida o firma los resultados.

Estrategias para Abordar el Error de Transcripción:

Automatización de la Transcripción:

Acción: Introducir sistemas automatizados que transfieran directamente los resultados al sistema de información del laboratorio o software de gestión de laboratorio al informe final, por ejemplo usando las interfaces de TENMALAB.

Beneficio: Reducción significativa de errores derivados de la transcripción manual.

Validación Cruzada de Datos:

Acción: Implementar procedimientos de validación cruzada donde los resultados transcritos se comparen con los datos originales. También se puede optar por la doble validación como confirmación en los programas de laboratorio clínico.

Beneficio: Identificación temprana de posibles errores antes de la entrega de resultados.

Protocolos de Comunicación Claros:

Acción: Establecer protocolos claros y eficientes para la comunicación de resultados entre el personal del laboratorio y los profesionales de la salud. Por ejemplo, se suele usar el registro de incidencias para detallar una problemática o confirmación de información y así estar enterados todo el que revisa dicha solicitud en el software de laboratorio clínico.

Beneficio: Reducción de malentendidos y errores en la transferencia de información.

Capacitación del Personal:

Acción: Proporcionar formación continua sobre la importancia de la precisión en la transcripción y comunicación de resultados.

Beneficio: Concientización y mejora de habilidades para minimizar errores.

Objetivos Medibles que se Pueden Atribuir:

1. Reducción del Porcentaje de Errores de Transcripción: Lograr una disminución significativa (por ejemplo, del 20%) en la incidencia de errores de transcripción manual.
2. Implementación de la Automatización en un Plazo Definido: Establecer un sistema completamente automatizado de transcripción de resultados.
3. Mejora en la Velocidad de Comunicación: Reducir el tiempo de comunicación de resultados en un 15%, mejorando la eficiencia global del proceso.

Error en Interpretación Incorrecta de Resultados

Este error, a menudo relacionado con la falta de claridad en los informes de laboratorio, la ausencia de información contextual o la variabilidad en la interpretación del personal médico, destaca la necesidad de estrategias específicas para mejorar la comprensión de los resultados y garantizar una atención al paciente más precisa

Detalles del Error:

1. Informes No Estructurados: La falta de estructura en los informes de laboratorio puede dificultar la interpretación clara de los resultados, dando lugar a malentendidos.
2. Falta de Contexto Clínico: La interpretación de resultados a menudo requiere información contextual sobre la historia clínica del paciente, y la falta de esta información puede llevar a conclusiones erróneas.

Estrategias para Abordar el Error de Interpretación:

1. Informes Estructurados y Claros: Desarrollar informes de laboratorio estructurados y fáciles de entender, que presenten los resultados de manera clara y proporcionen información relevante. Además, complementar con reportes más completos como los de TENMALAB WEB puede facilitar la interpretación precisa de los resultados.
2. Inclusión de Contexto Clínico: Establecer un sistema para incluir información contextual relevante en los informes, como observaciones en los parámetros.

Otras Estrategias para Prevenir y Gestionar Errores post-analíticos:

Automatización de Procesos:

• Implementación: Introducir sistemas automatizados para la transcripción de resultados y cálculos de magnitudes biológicas. Por ejemplo, en TENMALAB-software de laboratorio se pueden crear fórmulas prefijadas para evitar cálculos manuales.

Objetivo: Reducir la incidencia de errores humanos en tareas repetitivas.

Protocolos de Notificación de Resultados Críticos:

• Implementación: Establecer protocolos claros y automatizados para la notificación inmediata de resultados críticos. Por ejemplo, en los programas para laboratorio clínico se puede realizar desde envío de resultados por correo, WhatsApp o a través de la plataforma de resultados en línea con el estatus de avance. Otra ayuda es con la semaforización de resultados de emergencia o urgencia.

Objetivo: Mejorar la respuesta clínica en situaciones de emergencia.

Auditorías Regulares de Tiempos de Respuesta:

• Implementación: Realizar auditorías periódicas para evaluar y mejorar el cumplimiento de los tiempos de respuesta.
• Objetivo: Garantizar la entrega oportuna de resultados.

Educación Continua del Personal Médico

Proporcionar programas de educación continua sobre la interpretación adecuada de resultados de laboratorio y la importancia del contexto clínico.

Colaboración Interdisciplinaria:

Fomentar la comunicación entre profesionales de laboratorio y médicos para abordar dudas y garantizar una interpretación precisa de los resultados.

Seguimiento y Evaluación:

Para evaluar la efectividad de estas estrategias, es esencial establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) para la fase postanalítica. Algunas sugerencias:

1. Porcentaje de resultados críticos notificados dentro del tiempo especificado.
2. Frecuencia de errores en transcripciones manuales.
3. Tiempo promedio de respuesta para la entrega de resultados.
4. Número de incidentes relacionados con la interpretación de informes.

Finalmente:

En la búsqueda de la excelencia en el laboratorio clínico, abordar los errores en la fase postanalítica es esencial. Adoptar estrategias prácticas, establecer objetivos medibles y monitorear indicadores clave son pasos cruciales hacia la mejora continua. Al hacerlo, no solo mejoramos la precisión de los resultados, sino que también fortalecemos la confianza de los profesionales de la salud en nuestros servicios, contribuyendo así a la atención de calidad al paciente.