Algunos consejos para evitar perder clientes en la recepción

Para evitar perder clientes en la recepción de su laboratorio de análisis clínico, se debe adoptar buenas prácticas de gestión de laboratorio . Después de todo, es a través de ellos que se llega a un servicio ágil y de calidad. Sin embargo, todavía vemos muchos gerentes que no expresan preocupación por este punto, que es crucial para el éxito del negocio.

La importancia de una buena recepción.

La recepción es el primer contacto del cliente con la empresa. ¿Y sabes cuántos clientes pierdes en tu recepción? Pregunta difícil, ¿no es así? Evitar la pérdida de clientes en la recepción es algo que el gerente no siempre puede hacer. Comencemos con el concepto de pérdida, en un sentido administrativo. La pérdida es todo lo que tenía el potencial de generar ingresos o beneficios para su laboratorio, pero por alguna razón no lo hizo.

Errores más comunes cometidos en recepción

1. No brinda atención humanizada

El cuidado humanizado es uno enfocado en ser el bienestar del paciente y su anfitrión. Para que esto suceda, los empleados deben promover una comunicación más abierta con ellos. En la recepción, los asistentes ofrecen un servicio personalizado centrado en las necesidades del cliente específico. Es una manera de tranquilizarte, sentirte cómodo y seguro en ese momento, lo que puede ser tensión.

2. Confíe en profesionales no preparados

Los buenos profesionales son partes clave para que los clientes tengan una buena experiencia en el laboratorio. Y cuando sus empleados tienen conocimientos y capacitación rezagados, ¿qué les impide brindar un servicio excelente? Este es uno de los errores cruciales cometidos por las empresas, que no pueden evitar la pérdida de clientes en la recepción debido a la falta de preparación de sus empleados.

Es difícil de medir, pero un buen gerente ya está preocupado por la pérdida de un solo cliente. Por lo tanto, es necesario contar con recepcionistas y secretarias capacitados para servir al público de manera ágil y optimizada.

3. Tener procesos manuales

En una recepción, hay varios procesos relacionados con el cliente. La organización del orden de llegada a través de la distribución de contraseñas, el registro del paciente y los exámenes, la divulgación por parte del plan de salud, entre otros. Algunos incluso van al laboratorio para programar o cancelar exámenes y para eliminar resultados e informes. 

Sabemos que es imposible que la empresa tenga asistentes disponibles en todo momento para hacer citas y cancelaciones. Una buena opción para resolver este problema es invertir en sistemas de gestión de laboratorio que tengan la funcionalidad de programación en línea. Esto libera a los asistentes de recepción para atender personalmente a los clientes que, de hecho, necesitan contacto personal, como es el caso de los que van al laboratorio para las pruebas. 

4. No tener una estructura adecuada.

La estructura física de un laboratorio es sin duda uno de los elementos más importantes para el éxito de la empresa. Para que pueda proporcionar un servicio eficiente y de calidad , una buena estructura es el punto de partida. Y la razón principal de esto es que, en un laboratorio de análisis clínico, el paciente no hace una cita.

Cuando el negocio no tiene un área de recepción adecuada, el servicio se verá comprometido. El primer punto negativo es que no será posible recibir al público objetivo rápidamente. Sin instalaciones adecuadas para los servicios, la experiencia del usuario y la satisfacción se verán comprometidas.

Póngase en el lugar de un paciente, ayuna durante 12 horas y llega para un examen. Su recepción es apretada, no hay suficientes sillas para todos los clientes. Este paciente ya no está de un humor tan favorable después de tantas horas sin comer. La posibilidad de que salga rápidamente de allí e vaya a otro laboratorio es enorme.

Para evitar esta situación, que crea una imagen negativa del negocio al perjudicar la experiencia de los usuarios, puede apreciar una buena estructura, que hace que su recepción sea ágil, moderna y organizada. Aquí hay algunos consejos:

• Tenga un área de recepción espaciosa para que sea posible colocar suficientes sillas, de modo que ningún paciente espere a ser visto de pie, incluso en tiempos de alta demanda;
• Proporcione elementos de distracción para que los clientes esperen el servicio con más tranquilidad y comodidad. Televisión, revistas, periódicos y Wi-Fi son buenas opciones;
• Proporcionar sillas más cómodas para el público que tiene necesidades especiales, como mujeres embarazadas, ancianos, personas obesas y otros;
• Organice su recepción con temperatura adecuada, buena iluminación y agua disponible para los pacientes.