En el día a día de un laboratorio clínico o veterinario, la tecnología juega un papel fundamental para organizar muestras, manejar resultados, controlar inventarios y brindar una atención ágil a los pacientes o clientes. Sin embargo, cuando llega el momento de elegir un software de gestión, una de las primeras preguntas es: ¿debería optar por un sistema de pago único o por una solución SaaS (Software as a Service)?
Si estás en esa encrucijada, no te preocupes. En este artículo te explicaremos las diferencias, ventajas y desventajas de cada opción, con ejemplos prácticos para ayudarte a tomar una decisión informada y rentable.
¿Qué es SaaS y qué es Pago Único?
Pago único (On-Premise o de escritorio):
Este modelo implica comprar una licencia para instalar el software en las computadoras del laboratorio. Generalmente, el costo se paga por adelantado o como lo hace TENMALAB PRO 50% al inicio y 50% al finalizar o pago fraccionado sin interés, se les da un año de garantía, pero luego de ello el cliente es responsable del mantenimiento, actualizaciones y seguridad del sistema una vez que termine el periodo de garantía.
SaaS (Software como Servicio):
En este caso, el software funciona en la nube y se accede a través de internet. El laboratorio paga una suscripción mensual o anual, que incluye el mantenimiento, actualizaciones automáticas, soporte técnico y almacenamiento seguro en servidores externos, incluso con backup salvaguardando información. En nuestro caso lo llamamos TENMALAB WEB.
Ventajas de SaaS para laboratorios pequeños y medianos
- Actualizaciones constantes y sin costo adicional: Con SaaS o software como servicio, siempre tendrás acceso a la versión más reciente del software sin necesidad de pagar por actualizaciones. Esto es especialmente importante en el sector de laboratorios, donde las necesidades tecnológicas evolucionan rápidamente, al igual que se pueden actualizar las normativas.
- Soporte técnico permanente: Olvídate de quedarte solo cuando surja un problema. Las soluciones SaaS incluyen soporte técnico continuo, lo que reduce tiempos de inactividad y mejora la eficiencia operativa.
- Seguridad de datos: Los proveedores de SaaS suelen ofrecer altos estándares de seguridad, incluyendo copias de respaldo automáticas y protección contra ciberataques. Hay países que por normativa se debe considerar mantener la información del paciente hasta 10 años, mantenerlo en la nube reduce costos, pues si tendrían almacenamiento en servidores físicos requerirán más memoria y alto rendimiento lo cual lleva a incrementar costes de hardware, cosa que en web no ocurre con la misma proporción.
- Facturación mensual deducible: El pago mensual de SaaS es deducible de impuestos, lo que ayuda a gestionar las finanzas del laboratorio de manera más eficiente. Recordar que cada mes se vende teniendo IVA o IGV por la venta, lo cual deducir impuestos es idóneo y manteniendo una deducción mensual ayuda a mantener saldos beneficiosos para la empresa, por lo contrario, un solo pago se deduce una sola vez y se puede perder el beneficio.
- Acceso desde cualquier lugar: Al estar en la nube, puedes gestionar tu laboratorio desde cualquier dispositivo con conexión a internet, algo ideal para dueños o gestores que necesitan monitorear las operaciones a distancia, y en muchos casos de cualquier dispositivo como tablet o portátiles o incluso el móvil. Además, que no será problema usar en Mac o cualquier otro tipo de portátil. Si quiere probar o conocer más de otros beneficios de este tipo de sistema LIS / LIMS para laboratorio, agenda una consultoría personalizada con nuestros agentes de TENMALAB WEB.
Ventajas del modelo de Pago Único (On-Premise)
- Control total del sistema: El software se instala y ejecuta en las computadoras del laboratorio, lo que permite a los usuarios tener un mayor control sobre la configuración y el manejo de datos, pero solo en las propias computadoras donde fueron instaladas.
- Sin dependencia de conexión a internet: Los sistemas de escritorio funcionan sin necesidad de conexión constante a internet, una ventaja para laboratorios ubicados en zonas con conexión inestable.
- Costos fijos iniciales: Aunque la inversión es alta al principio, no existen pagos recurrentes mensuales, lo cual puede resultar atractivo para laboratorios con capacidad de financiamiento inicial. Aunque es importante revisar los costes que pueden venir en los demás años, lo cual no suele verse al principio como asistencias, actualizaciones por necesidad del mercado o normativas.
- En caso de TENMALAB PRO, También se puede usar para sucursales o sedes: Para ello es importante estar conectado en red privada que nos encargamos de configurarlo. Si bien tiene ventajas, también limitaciones en el crecimiento sostenible.
Desventajas del modelo de Pago Único
- Alto costo inicial: Comprar una licencia de software de pago único implica una inversión considerable de dinero al inicio, lo cual puede ser un desafío para laboratorios pequeños o en crecimiento.
- Costos adicionales por soporte y actualizaciones: Después del periodo de garantía (generalmente de un año), cualquier asistencia técnica o actualización suele tener un costo adicional.
- Falta de flexibilidad: Los sistemas de pago único suelen quedar obsoletos con el tiempo, ya que no se actualizan automáticamente para adaptarse a las nuevas necesidades del laboratorio. Además, si hay que actualizar, generalmente se tiene que realizar por cada computadora donde fue instalada o en otras circunstancias en los servidores, además los tiempos dependerán del tipo de actualización.
- Seguridad limitada: El laboratorio es responsable de la seguridad de los datos, lo que puede ser un riesgo si no se cuenta con medidas adecuadas de protección. Y esto puede ser muy crítico incluso a nivel de cumplimiento normativo y legal en todos los países.
Caso Real: SaaS vs Pago Único
Imagina que el laboratorio «Laboratorio X» invirtió en un software de pago único hace tres años. La inversión inicial fue alta, pero el sistema funcionó bien durante el primer año. Sin embargo, al término de la garantía, empezaron a surgir problemas: el software necesitaba actualizaciones para ser compatible con nuevos equipos, y nuevas necesidades que el mercado necesita, como los envíos por WhatsApp y otros. Esto genera una limitación de competencia para el laboratorio, lo que generaría incurrir en costes adicionales no previstos para asumir costos de actualización y/o reparaciones en caso algún personal pudo haber eliminado o dañado los componentes del sistema.
Mientras tanto, el laboratorio «Laboratorio Y» optó por un software SaaS. Aunque pagaban una cuota mensual, nunca tuvieron que preocuparse por actualizaciones ni costos adicionales por soporte técnico. Además, los administradores y coordinadores pudieron acceder desde otras ciudades o lugar sin problema, además de tener especialistas que validen resultados desde otros puntos o ciudades.
Después de tres años, «Laboratorio Y» invertido menos dinero y tenía un sistema actualizado y seguro, mientras que «Laboratorio x» seguía acumulando costos por actualizaciones y mantenimientos.
¿Y qué opción ofrece Tenmalab?
Pensando en las diferentes necesidades de los laboratorios, Tenmalab ofrece ambas opciones:
- Tenmalab Web (SaaS): Ideal para laboratorios que buscan flexibilidad, actualizaciones automáticas, soporte técnico permanente y acceso desde cualquier lugar.
- Tenmalab Pro (Pago Único): Pensado para quienes prefieren un sistema local, con un año de garantía que incluye soporte técnico y actualizaciones durante ese periodo
Personalmente, mi recomendación TENMALAB WEB, moderno, eficiente y económico para competir en el mercado actual, pero la última decisión la tomas tú.
Algunos tips de Cómo calcular costos y tomar una decisión rentable
- Evalúa tu presupuesto inicial: Si cuentas con recursos limitados, SaaS puede ser una opción más accesible.
- Considera los costos a largo plazo: Ten en cuenta no solo el costo de la licencia, sino también los gastos futuros en actualizaciones y soporte.
- Piensa en la escalabilidad: Si planeas crecer o integrar nuevos servicios, SaaS ofrece mayor flexibilidad para adaptarse a tus necesidades.
- Analiza la deducibilidad fiscal: Los pagos mensuales de SaaS pueden ser deducibles de impuestos, mientras que el pago único no ofrece este beneficio mes a mes.
Para concluir
Elegir entre SaaS y pago único no es solo una cuestión de precio, sino de visión a largo plazo. SaaS como Tenmalab web ofrece la tranquilidad de contar siempre con un sistema actualizado, seguro y respaldado por soporte técnico, mientras que el modelo de pago único puede ser atractivo si prefieres una inversión inicial fuerte y asumir el control total del sistema.
En Tenmalab pensamos en ambas opciones para que tú elijas la que mejor se adapta a tu laboratorio. Porque al final, el software debe ser una herramienta que te facilite el trabajo, no una preocupación más.
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Soy Tecnólogo Médico con especialidad en laboratorio clínico de la Universidad Nacional Federico Villareal, con más de 9 años de experiencia en el sector de la salud y en procesos de implementación de sistemas de información.